Ваш распорядок дня — ключ к вашему успеху. Самые эффективные способы тайм менеджмента Планирование рабочего дня тайм менеджмент

Тайм-менеджмент по праву считается одним из самых важных навыков современного делового человека. Эффективно управляя временем, мы заметно увеличиваем личную продуктивность, достигаем всех поставленных целей и становимся настоящими хозяевами своей жизни. В данной статье вашему вниманию предлагается несколько рабочих способов повышения производительности при помощи грамотного тайм-менеджмента. Итак, рассмотрим их подробнее.

Суть этого известного метода управления временем заключается в том, чтобы разделить все предстоящие дела на 4 категории: А (самые важные и срочные), B (значимые, но не слишком срочные), C (срочные, но менее важные) и D (второстепенные и несрочные). Тайм-менеджмент по подобной схеме неоднократно доказал свою эффективность, но он также требует определенного опыта.

В первое время вы, возможно, будете неверно оценивать важность/срочность тех или иных дел, сразу же добавляя их в раздел А или В. Таким образом, можно перегрузить эти категории, по сравнению с остальными. Однако разобравшись и «набив руку», вы начнете быстро и точно расставлять свои приоритеты, заметно повысив личную продуктивность и успеваемость.

• Mind maps (карты мыслей)

Это универсальный метод обработки и структурирования информации, который также отлично подходит для тайм-менеджмента. В его основе находится древовидная схема, которая может включать в себя задачи, цели, идеи, ресурсы или любые другие данные. Считается, что ее структура является гораздо более эффективной и удобной для восприятия, по сравнению с традиционными линейными списками, таблицами или планами.

Mind maps являются мощным инструментом планирования, помогающим легко и быстро разработать планы на неделю, месяц, год или любой другой промежуток времени. Кроме того, данный способ подходит для подготовки любых масштабных проектов (например, бизнес-планов), позволяя подробно описать все важные детали, и их взаимосвязь друг с другом. Карты мыслей - это весьма простой метод тайм-менеджмента, их можно составлять как на обычном листе бумаге, так и в цифровом виде, при помощи специализированных интернет сервисов.

Данная система тайм-менеджмента представляет собой пирамиду, состоящую из 6 последовательных ступеней. На ее вершине находится план на день (его необходимо составлять ежедневно), под ним размещен краткосрочный план на неделю/месяц, далее долгосрочный план на год или несколько лет. Три базовые ступени пирамиды - это масштабное планирование, включающее в себя генеральный план достижения актуальной цели, глобальную цель жизни и ключевые жизненные ценности. Пирамида Франклина является не только методом управления временем, также она выполняет более глубокие и серьезные задачи, помогая сформировать жизненные ориентиры человека.

• Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - способ тайм-менеджмента, реализованный в виде таблицы, горизонтальные строки которой отображают определенные отрезки времени, а вертикальные - список актуальных задач или событий. На диаграмме отмечается, какой период времени будет выделен под тот или иной проект. Таким образом, вы сможете составить точный и подробный график выполнения любой работы, вам удастся эффективно разделить даже самую масштабную задачу на составляющие этапы и контролировать сроки их реализации.

KickIdler

Это инновационный сервис, предоставляющий широкие возможности для учета рабочего времени - как своего личного, так и продуктивности других людей (например, сотрудников компании). KickIdler обеспечивает принципиально новый подход к тайм-менеджменту с применением передовых технологий. Система выполняет комплексный анализ данных, получаемых с компьютера, и составляет подробные отчеты о продуктивности. Используя KickIdler, вы сможете эффективно и оперативно контролировать, сколько времени вы и ваши подчиненные потратили на различные деловые задачи, а сколько - на личные дела. Данный способ тайм-менеджмента имеет широкую сферу применения, он подходит для любого бизнеса (малого или крупного), для учебных заведений и даже для контроля домашнего ПК.

Как видите, сейчас существуют весьма разнообразные методики тайм-менеджмента, применяя их в совокупности, вам удастся достичь наилучших результатов. Специалисты рекомендуют тестировать каждое упражнение на практике, а затем выбрать среди них тот (или те), которые идеально подойдут именно вам.

Ключ к вашему успеху - грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование - неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка - это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня - начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник - так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном - распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи - более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то - не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент - это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни - временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1 . Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2 . Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3 . Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни - это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4 . Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) - вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик - занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?

Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.

http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.

http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.

http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.

http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).

https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.

https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли:)

http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.

http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.

http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.

http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.

https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.

http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы . И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.

https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).

http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер, учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.

Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.

1. Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
2. Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
3. Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
4. Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
5. Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
6. Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
7. Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

1. Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

• Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
• Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
• Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
• Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

• Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
• Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
• Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
• Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
• Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

Google Keep

Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Все мы в повседневной жизни сталкиваемся с планированием, продумыванием идей, реализацией дел и задач. Но не все из нас делают это эффективно. Ведь кто-то может мобилизоваться и сделать 15 дел за час, а кому-то сложно и за неделю. И порой дело даже не в силе воли, а в банальном неумении организовать свое рабочее время. Ведь если вы будете знать что, когда, за чем и как выполнять – вы уверенно добьетесь успеха.
Сегодня вы ознакомитесь с топом лучших приложений для тайм-менеджмента, которые доступны вам в App Store. Некоторые из них весьма громоздки и многофункциональны, а некоторые имеют весьма маленький набор опций, который оказывается, порой, важнее планирования. Многие приложения основываются на известных теориях, а некоторые – просто предоставляют вам список дел, как он есть. Составитель проектов, приложение для студентов, прививатель привычек и определитель жизненных ценностей - мы постарались покопаться в глубинах App Store и отобрать приложения, среди которых каждый сможет найти себе помощника в ежедневной организации своих задач и планов. В конце-концов – это же так приятно, знать что твои дела организованы и все тщательно распланировано.

1. 2Do

В приложении реализовано огромное количество календарей. Все это синхронизируется со встроенными Календарями, а также есть поддержка iCloud, Dropbox, CalDAV. Возможность бэкапа из памяти телефона или из специального e-mail позволяет не беспокоится за сохранность данных, а защита паролем – за их безопасность.

Конечно же, приложение поддерживает сложные, многоуровневые проекты, с большим количеством задач, разными сроками и условиями. В приложении настраиваются геолокационные метки, которые будут напоминать о необходимости выполнения задачи, при попадании в определенную зону.

В приложении также реализован интеллектуальный поиск по задачам и календарям. Помимо тегов, поиску по людям и ключевым словам, в приложении есть запатентованная технология Soundex, которая ищет слова, созвучные тем, что вы ввели в строку поиска. Это пригодится, когда вы не совсем точно помните как звучит правильно конкретный пункт, но искать его среди сотен дел – затруднительно.

Как бы это ни звучало, но главный плюс приложения – огромное количество функций, одновременно является и его минусом. Разобраться в этом всем, по началу, сложно. Но если понять философию приложения и настроить его под себя – это будет полноценный секретарь-в-кармане.
Плюсы :

• Огромное количество функций
• Красивый интерфейс
• Поддержка iPad/iPhone

• Слабо русифицировано
• Сложно разобраться
• Не в стиле iOS 7

2. Хаос-Контроль

В Месте Хаоса лежит все, что вы в спешке добавили в приложение, и не удосужились пока разобрать. Там лежат короткие заметки, записки и неоформленные планы. Именно сортировкой всех этих идей предстоит вам заняться, чтобы тщательно перенести все это в Проекты – структурированные по папкам, подзадачам, с временными рамками или без, с настраиваемыми уведомлениями и напоминаниями задачи. Именно это центр всего приложения.

В графе «План дня» вы увидите список всех дел, которые вы не успели вчера и которые запланированы на сегодня. Но самое интересное меню в плане реализации – Контексты. Каждой задаче можно присвоить какой-либо тег (Офис, Дом, Магазин) и выбрав этот тег, просмотреть все задачи, записанные под ним. Таким образом, придя домой, вы всегда сможете просмотреть основной список дел дома, или увидеть список продуктов, которые хотели бы купить в Магазине. Помимо всего прочего, в приложении реализован поиск по задачам, что будет весьма полезным, если свое Место Хаоса вы превратите в безудержную помойку из задач.
Плюсы:

• Поиск среди всех задач
• Древовидная структура задач
• Контекстные задачи

3. iStudiez Pro

Изначально разработанное для учащихся приложение, позволит вам настроить огромное множество Расписаний. К примеру – семестр в университете, школе иностранного языка или курсах программирования. При этом за каждым предметом зафиксирован преподаватель, которого можно либо добавить из Контактов, либо создать отдельную карточку. У предметов есть свои цвета, категории, пиктограммы, так что спустя пару недель учебы, взглянув на свой Календарь, вы сможете быстро сказать какой предмет когда у вас будет. Помимо этого, вы сможете создавать задачи-домашние задания, ставить сроки и приоритет исполнения и даже назначать напарника, в кооперации с которым это задание будете выполнять.

На главном экране всегда будут доступны не только ваши задачи, ближайшие лекции и консультации, но и обычные записи из Календаря, как то – дни рождения, напоминания и прочие записи. Отличной функцией для старост, является возможность отправления базы приложения по электронной почте. Создали расписание, назначили всех преподавателей, даты экзаменов и дедлайнов сдачи контрольных - и отправили всем своим одногрупникам. Им останется лишь открыть эту базу в приложении и нажать “Сохранить”. Незаменимое приложение, если вы учитесь, или собираетесь учиться.
Плюсы:

• Отправка базы по e-mail
• Интеграция с Календарем
• Полноценные расписания с предметами, аудиториями и преподавателями
• Синхронизация между всеми устройствами

4. Тайм-Драйв

Слоны – это долгосрочные дела, для выполнения которых необходимо ежедневно выполнять какое-либо количество маленьких дел – кусочков слона. Эти кусочки называются Бифштексами и каждый день нужно «съедать» хотя бы один Бифштекс. Но порой возникают мелкие, необходимые, но неприятные дела – Лягушки. Автор методики советует «проглатывать» с утра по одной лягушке для скорейшего уменьшения количества этих вредителей. Также существует классификация по временным рамкам – жесткие и гибкие.

Приложение полностью адаптировано для работы с такими задачами. На главном окне всегда будут демонстрироваться Главные Цели – Слоны, чтобы вы всегда помнили о том, к чему необходимо стремиться. На вкладке План у вас будет определенный перечень дел, которые обязательно необходимо выполнить: Главная цель, Лягушка дня и Бифштекс дня. Все остальные цели – опциональны, и посмотреть их вы можете, пользуясь общими списками. Создав задачу, вы сразу можете ей присвоить статус Лягушки, Бифштекса какого-либо Слона или просто оставить как есть.

В приложении есть еще две функции, которые могли бы быть полезны, если бы их реализовали на должном уровне – Мемуары и Контекстные задачи.
Мемуары – позволяют записывать по одному самому значимому делу в день, потом выбирать главное дело недели, месяца, года и понимать, что же для вас является важнее. Но механизм пока не отработан и выглядит сыро. Второе – Контекстные задачи. Каждому делу можно присвоить тэг – к примеру «Дело в Офисе», и потом, будучи в офисе, просмотреть список дел в данном месте. Но, тэги есть, а возможности их просмотреть в отдельном списке нет.

Таким образом, приложение весьма качественно реализовано, работать с ним удобно, но будем честны, платить 299 рублей в год за то, что можно записать в блокноте – дорогое удовольствие.
Плюсы:

• Качественная теория
• Удобная классификация дел

• Подписка
• Недореализованные функции Мемуаров и Контекстных задач

5. Sooner

В приложении доступны два режима – Список дел и Расписание. Список дел был описан выше. Расписание – это перенос всех своих дел на временную плоскость. Здесь вы можете задавать рамки и сроки выполнения задач, устанавливать дедлайны и напоминания, которые будут приходить с помощью технологии Push.

Отдельным пунктом стоит упомянуть функцию Рекомендации. При активации этой опции, приложение будет автоматически вставлять в свободные места в вашем расписании задачи из Списка дел. В настройках можно указать какие папки будут являться источником для Рекомендаций. Как инструмент для трекинга действий в режиме выполнения, приложение слишком перегружено, а в качестве планировщика задач – выполняет свои функции на отлично.
Плюсы:

• Качественная инструкция для новичков
• Возможности гибкой настройки расписания

• Невозможность создания подзадач
• Отсутствие адаптации дизайна под iOS 7

6. Keep It Green

Запустив приложение, и прочитав короткую инструкцию, вы попадаете в основное меню, где сразу сможете создать привычку, установить частоту ее повторения и начать ее исполнять. К примеру, вы хотите ходить в тренажерный зал три раза в неделю. Создаете соответствующую задачу, и, каждый раз при ее выполнении, делаете по ней свайп вправо. Спустя десять дней после создания задачи, приложение начнет собирать статистику, и будет ее отображать в виде графика за последние тридцать дней.

Если какая-то задача будет выполнятся вами качественно и перерастет в привычку – задача будет зеленого цвета. Желтый цвет означает, что необходимо тщательней соблюдать условия, а красный – что привычка не соблюдается вовсе.

Пожалуй, это и весь функционал. Стоит, правда, сказать про ежедневные push-напоминания, которые ненавязчиво будут выскакивать каждый день, требуя отчитаться о выполнении задач. Проблема в том, что напоминание можно установить только одно, что весьма неудобно, если в течении дня у вас много дел, и можно забыть об одной из привычек на стадии ее заучивания.
Плюсы:

• Минималистичный стиль
• Статистика выполнения задач

• Неудобные напоминания
• Мало вариантов индивидуальной настройки частоты повторения привычек

7. Last Time

Пройдя быстрое обучение и создав какое-либо событие, вы можете присвоить ему категорию, установить фотографию и начать отсчет. Теперь каждый раз, совершив это действие, вы сможете обнулять счетчик и собирать статистику ваших действий.

Также для каждого дела можно устанавливать точное время совершения и при просмотре статистике видеть насколько изменяется со временем какое-либо действие.

• Удобное отображение дел
• Блокировка кодом
• Напоминания о необходимости выполнения

8. Breaktime

Когда заканчивается период работы, приложение уведомляет вас с помощью push и сигнала, и начинает отсчет времени отдыха. Если же вам необходимо доделать еще немного, перед началом перерыва, то нажатие кнопки «In a Minute» отсрочит перерыв на пресловутую минутку. Фактически, приложение выполняет роль простого тайм менеджера рабочего процесса и заставляет вас делать перерывы в работе, дабы весь процесс шел эффективней. Отдельным плюсом стоит отметить наличие версии для iPad.
Плюсы:

• Простота интерфейса
• Поддержание режима работы посредством простого алгоритма